Audits in der ISO 9001
Was ist ein Audit?
Bei einem Audit handelt es sich um eine unabhängige und systematische Überprüfung von zum Beispiel Systemen oder Prozessen in einem Unternehmen. Dabei wird überprüft, ob die geprüften Systeme oder Prozesse den Anforderungen der Norm (in diesem Fall die ISO 9001) und den eigenen Anforderungen entsprechen. Audits werden i.d.R. mittels Auditprogramm und Auditplan geplant durchgeführt und im Nachgang ein Auditprotokoll mit zum Beispiel Feststellungen, Abweichungen oder Hinweisen erstellt.
Was ist ein internes Audit?
Von einem internen Audit spricht man, wenn das Unternehmen selbst oder eine von ihm beauftragte Person das Audit durchführt. Die ISO 9001 schreibt vor, dass zertifizierte Unternehmen interne Audits durchführen müssen.
Wie oft muss ein internes Audit nach ISO 9001 durchgeführt werden?
Dafür gibt es in der ISO 9001 die interpretierbare Forderung, dass interne Audits "in geplanten Abständen durchzuführen sind. In der Praxis hat es sich bewährt, dass kleine Unternehmen einmal jährlich ein komplettes Systemaudit vornehmen, während andere Unternehmen ab einer gewissen Größe nicht mehr jährlich das komplette Qualitätsmanagementsystem auditieren, sondern vorher definierte Bestandteile. Dabei wird in der Regel ein mehrjähriges Auditprogramm erstellt, durch das sichergestellt ist, dass innerhalb eines Zertifizierungszyklus von 3 Jahren in diesem Zeitraum auch sämtliche Prozesse und Anforderungen der ISO 9001 mindestens einmal auditiert werden.
Was ist ein externes Audit?
Von einem externen Audit spricht man, wenn das Unternehmen durch eine externe Partei auditiert wird. Dies kann zum Beispiel durch Kunden erfolgen oder aber auch durch eine Zertifizierungsgesellschaft. Wenn ein Unternehmen nach ISO 9001 zertifiziert ist, dann hat es in einem jährlichen Rhythmus ein Audit durch die Zertifizierungsgesellschaft.
Was ist der Unterschied von einem Zertifizierungs-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudit?
Ein Zertifizierungsaudit wird am Anfang einer ISO 9001 Zertifizierung durchgeführt - das erste Audit durch die Zertifizierungsgesellschaft. Ein Überwachungsaudit wird nach einem und nach zwei Jahren durch die Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt. Ein Rezertifizierungsaudit ist das Audit, was nach Ablauf der 3 Jahre und somit nach Ablauf des ISO 9001 Zertifikates von der Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt wird, um ein neues ISO 9001 Zertifikat zu erhalten.
Zertifizierungsaudit - Ein Zertifizierungsaudit ist ein Systemaudit. Die zeitliche Auditdauer, sowie die Anzahl der Auditoren richtet sich dabei nach der zu auditierenden Organisations- bzw. Unternehmensgröße. Während bei einem kleinen Unternehmen teilweise ein Auditor nur einen Tag vor Ort ist, können Audits bei großen Unternehmen über etliche Tage gehen und es sind teilweise mehrere Auditoren vor Ort. Bei akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften ist die Anzahl der Personentage je nach Unternehmensgröße durch die DAkkS vorgegeben. Das Zertifizierungsaudit wird dabei in der Regel nach einem Auditplan durchgeführt, welcher der zu auditierenden Organisation / Unternehmen vorweg mitgeteilt wird.
Im Vorwege eines Zertifizierungsaudits erfolgt in der Regel eine Dokumentenprüfung oder auch Stufe 1 - Audit genannt. Dabei wird geprüft ob die Dokumentation des Unternehmens den Anforderungen der ISO 9001 entspricht - also ob das Unternehmen zertifizierungsreif ist. Ist dies der Fall, so kommt es zum eigentlichen Zertifizierungsaudit. Dabei wird dann die komplette Dokumentation bzw. die kompletten Anforderungen der ISO 9001 auditiert.
Überwachungsaudit - Ein erteiltes ISO 9001 Zertifikat ist in der Regel 3 Jahre gültig. Allerdings kommt es nach einem und nach zwei Jahren zu einem sogenannten Überwachungsaudit. Dabei wird geprüft, ob die Anforderungen der ISO 9001 bzw. auch die selbst aufgestellten Anforderungen eingehalten werden. Ein Überwachungsaudit ist vom zeitlichen (und damit auch finanziellen) Aufwand geringer als ein Zertifizierungsaudit oder Rezertifizierungsaudit, da hierbei nicht das komplette Qualitätsmanagementsystem sondern nur bestimmte Bestandteile bzw. Normforderungen überprüft werden.
Rezertifizierungsaudit - Wenn ein erteiltes ISO 9001 Zertifikat nach 3 Jahren abläuft und das Unternehmen sich weiterhin für eine ISO 9001 entscheidet, dann findet ein Rezertifizierungsaudit statt. Das Rezertifizierungsaudit ist (auch vom zeitlichen Aufwand) mit einem Zertifizierungsaufwand vergleichbar. In der Regel entfällt aber der Teil der Dokumentenprüfung, da davon auszugehen, dass das Unternehmen zertifizierungsreif ist.
Was ist ein Systemaudit?
Bei einem Systemaudit handelt es sich um eine Prüfung, bei dem ein komplettes System (zum Beispiel ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001) geprüft wird. Dabei wird geprüft, ob das System den Anforderungen der Norm sowie den selbst definierten Anforderungen entspricht und die in der Praxis umgesetzt werden.
Was ist ein Prozessaudit?
Bei einem Prozessaudit handelt es sich um eine Prüfung, bei dem ein Prozess geprüft wird, ob er den Anforderungen der Norm und den selbst definierten Anforderungen entspricht. Bei einem Prozessaudit geht es in der Regel weniger um die Norm (da die ISO 9001 keine großen Anforderungen an Prozesse hat), sondern primär darum, ob die selbst definierten Anforderungen eingehalten und in der Praxis umgesetzt werden.
Was ist ein Witnessaudit?
Bei einem Witnessaudit handelt es sich um die Überprüfung, ob der Auditor das Audit kompetent und korrekt durchführt. Dies erfolgt über einen Auditor der DAkkS (Deutsche Akkreditierungstelle), der das eigentliche Audit stumm und ohne darauf einflussnehmend verfolgt. Das auditierte Unternehmen hat dadurch keine direkten Nachteile, wenngleich die Praxis gezeigt hat, dass Auditoren in einem Witnessaudit dazu neigen können, förmlicher und kritischer zu sein als üblich.
Was ist ein Auditprogramm?
Ein Auditprogramm ist die Planung von mehreren Audits unter Umständen für einen vorher definierten Zeitraum. Größere Unternehmen stellen mit einem Auditprogramm sicher, dass innerhalb eines Zertifizierungszyklus alle Bestandteile des Qualitätsmanagementsystems auch wirklich intern auditiert werden.
Was ist ein Auditplan?
Ein Auditplan ist die Planung des genauen Ablaufes eines einzelnen Audits. Dabei werden dann zum Beispiel Auditzeiten oder auch zu auditierende Bereiche und Mitarbeiter festgelegt. Hinlänglich bekannt sind zum Beispiel Auditpläne die Zertifizierungsgesellschaften bzw. deren Auditoren versenden, damit sich das zu auditierende Unternehmen dann organisatorisch darauf einstellen kann.
Was ist der Unterschied zwischen einem Auditplan und einem Auditprogramm?
Bei einem Auditplan handelt es sich um die detaillierte Planung eines einzelnen Audits, während es sich bei einem Auditprogramm um die Planung des Zeitpunktes verschiedener Audits handelt. Somit kann das Auditprogramm als übergeordnetes Dokument angesehen werden, auf welches dann basierend für die einzelnen Audits Auditpläne erstellt werden.
